30 Tage ohne Chef: So bleibt das KMU handlungsfähig

Krankheit, Unfall, Burnout: Fällt der Chef wochenlang aus, steht in vielen KMU alles still. Nur gut die Hälfte hat einen Notfallplan. Drei Experten zeigen, was in den ersten 72 Stunden zählt und wie sich Betriebe schon heute absichern können.

Undenkbar. Die meisten KMU-Chefs haben bereits Mühe, sich einen Tag ohne ihre Firma vorzustellen. Ein Ausfall von 30 Tagen ist doch ein Ausnahmefall, müsste man denken. Weit gefehlt. In Deutschland erlebt jedes zehnte bis zwölfte KMU im Laufe seines Bestehens eine akute Krise durch den plötzlichen, monatelangen Ausfall des Chefs, sei es durch eine schwere Krankheit, ein Burnout oder einen Unfall.

Tatsächlich nehmen stressbedingte Ausfälle deutlich zu. Laut dem aktuellen Job-Stress-Index der Gesundheitsförderung Schweiz fühlt sich rund ein Drittel der Erwerbstätigen und Führungskräfte emotional erschöpft. Dauerstress, eine hohe finanzielle Verantwortung und mangelnde Erholungsphasen machen gerade KMU-Patrons besonders anfällig für unerwartete gesundheitliche Einbrüche. In Schweizer KMU fallen laut den Krankheits- und Unfalldaten der Zurich Versicherung rund 15 Prozent aller Inhaber und Führungskräfte im Laufe ihres Erwerbslebens mindestens einmal für 30 Tage oder länger am Stück aus.

Wie sich Betriebe auf dieses realistische Szenario vorbereiten können, erklären drei Experten aus den Bereichen Risikomanagement, operative Praxis und Strategie.

Entscheidungsfähigkeit sichern

Ein Ausfall von wenigen Tagen lässt sich nach Ansicht von Stefan Hunziker, Professor für Risk Management an der Hochschule Luzern, meist noch mit Improvisation überbrücken. Nach mehreren Wochen verändere sich die Situation jedoch grundlegend: Dann gehe es nicht mehr darum, einzelne Entscheidungen aufzuschieben, sondern die Handlungsfähigkeit des Unternehmens strukturell sicherzustellen. Hunziker empfiehlt dafür drei zentrale Schritte:

Vertretungs- und Entscheidungsfähigkeit sichern: Vorab klären, wer ohne den Inhaber rechtsverbindlich handeln darf. Zeichnungsrechte, Vollmachten und Verantwortlichkeiten müssen klar geregelt sein, sodass die Stellvertretung sofort funktioniert.
Bankzugänge und Zahlungen prüfen: E-Banking-Berechtigungen und interne Freigaben sind oft personengebunden und nicht automatisch durch eine im Handelsregister eingetragene Zeichnungsberechtigung abgedeckt. Löhne und Lieferantenrechnungen müssen jedoch weiterhin bezahlt werden.
Führung kommunizieren: Für die Dauer des Ausfalls braucht es intern wie extern Transparenz. Mitarbeitende, Geschäftspartner und wichtige Kunden müssen wissen, wer entscheidet und wer ihre Ansprechperson ist.

«Die eigentliche Lehre daraus ist, diese Fragen nicht erst am ersten Krankheitstag zu klären. Ein KMU sollte regelmässig prüfen, ob Zeichnungsrechte, Bankvollmachten, Zugänge und Stellvertretungen bei einem längeren Ausfall funktionieren», sagt der Luzerner Professor.

Bei stark inhaberabhängigen Unternehmen sollte zudem geklärt sein, wie die unternehmerischen Angelegenheiten bei einer länger anhaltenden Urteilsunfähigkeit geregelt werden. Dazu könne auch ein entsprechend ausgestalteter Vorsorgeauftrag gehören.

Notfallpläne fehlen oft

Es gilt also, sich zu wappnen. Oder es gälte. Denn die Vorsorge gegen den längerfristigen Ausfall des Chefs lässt zu wünschen übrig: Nur etwas mehr als die Hälfte der KMU verfügt über eine geregelte Stellvertretung oder einen dokumentierten Notfallplan.

Das ist umso gravierender, als das Risiko eines Ausfalls des Chefs mit dem Alter deutlich steigt. Über die Hälfte aller KMU-Chefs im deutschsprachigen Raum ist über 50 Jahre alt. In dieser Altersgruppe ist das statistische Risiko für gesundheitsbedingte Langzeitausfälle von mehr als sechs Wochen markant höher.

Ein gutes Notfallkonzept muss dabei keine 100 Seiten haben: «Entscheidend ist, dass das Unternehmen auch ohne eine zentrale Person entscheidungs- und handlungsfähig bleibt», sagt Hunziker.

Verantwortung breit abstützen

Stefan Kühn, Mitglied der Geschäftsleitung und Executive Partner bei BDO, plädiert dafür, die Unternehmenskultur schon im Normalbetrieb so zu gestalten, dass Verantwortung breit abgestützt ist und nicht nur auf einer Schulter lastet. Unternehmer sollten Mitarbeitenden durch gezielte Delegation Verantwortung übertragen und ihnen Vertrauen schenken. Je mehr Prozesse, Entscheidungen und Kundenbeziehungen bereits vor einer Krise unabhängig von einer einzelnen Person funktionierten, desto widerstandsfähiger bleibe das Unternehmen auch bei einer längeren Absenz der Führungskraft.

«Die beste Notfallplanung ist deshalb eine Organisation, die nicht vom täglichen Eingreifen der obersten Etage abhängig ist», sagt Kühn. «Gute Unternehmen bauen Führungs- und Entscheidungsstrukturen auf, die auch ohne die Geschäftsleitung funktionieren, sodass die vorübergehende Abwesenheit einer Führungsperson gar nicht erst zur Notsituation wird.»

Die ersten 72 Stunden

Die Praxis zeige aber, dass der Ausfall des Unternehmers oder Geschäftsführers für viele KMU eines der grössten operationellen Risiken sei. Oft offenbare er schonungslos, wie stark ein Unternehmen von einzelnen Personen abhänge. «Die Vorbereitung auf solche Krisenszenarien ist essenziell, da bereits die ersten 72 Stunden entscheidend sind, um Klarheit zu schaffen. Ein Notfallplan ist erst dann belastbar, wenn das Unternehmen auch ohne die zentrale Person entscheiden, zahlen und kommunizieren kann», sagt der BDO-Experte.

Kühn nennt drei operative Sofortmassnahmen für den Krisenfall:

Stellvertretung aktivieren oder interimistische Führung bestimmen: Eine einzelne Person klar bestimmen, keine Komitees. Kompetenzen und Unterschriftsberechtigungen sofort sicherstellen.
Liquidität und kritische Prozesse sichern: Prüfen, welche Zahlungsfreigaben, Kundenprojekte oder Vertragsentscheidungen vom Ausfall betroffen sind. Sicherstellen, dass das Tagesgeschäft weiterläuft.
Transparent kommunizieren: Mitarbeitende, Banken und wichtige Kunden rasch informieren. Unsicherheit entsteht oft nicht durch die Krise selbst, sondern durch fehlende Kommunikation.

Strategische Fragen klären

Während das Tagesgeschäft kurzfristig gesichert werden muss, erfordert ein Langzeitausfall auch strukturelle Antworten. Andrea L. Sablone, Professor für Strategie und Innovationsmanagement KMU an der Fernfachhochschule Schweiz, hält für diese strategische Phase drei Punkte für wesentlich:

Stellvertretung und Entscheidungsbefugnis klären: Grundsätzlich sollte man für solche Fälle, wie es grössere Unternehmen tun, im Voraus die Personen bestimmen, die nachrücken können, insbesondere ad interim. Im Idealfall werden konkrete Schritte in ruhigen Zeiten eingeleitet, um eine Stellvertretung wie bei Ferienabwesenheiten sicherzustellen. Bei Kleinstunternehmen könnte wohl der Dienstälteste übernehmen. Bei mittelgrossen Unternehmen sei auch eine kollegiale Lösung möglich, wenn es eine mehrköpfige Geschäftsleitung gebe.
Rolle des Chefs entflechten: «Wenn der Chef im Alltagsgeschäft direkt involviert ist, wird es heikel, vor allem dann, wenn er gewisse Aufgaben allein für sich selbst beansprucht hat. Diese Aufgaben gilt es zu ermitteln und der bestgeeigneten Person zu übertragen.»
Umgang mit strategischen Entscheidungen klären: Sollten strategische Entscheidungen anstehen, sind diese so rasch wie möglich zu identifizieren, allenfalls zu vertagen oder dem Verwaltungsrat beziehungsweise den Eigentümern zu überlassen.

Ausfall als Anstoss für neue Strukturen

Ein Ausfall des Chefs ist ein Schock, kann aber mittelfristig auch heilsam wirken. Er zwingt das Unternehmen, stark zentralisierte und auf eine Person zugeschnittene Strukturen aufzubrechen. Wenn plötzlich sichtbar wird, dass ohne den Chef weder eine Offerte freigegeben noch ein Rabatt gewährt werden kann, beschleunigt dies längst überfällige Standardisierungen. Unternehmen, die diese unfreiwillige Zäsur nutzen, um ihre Prozesse robuster aufzustellen, gehen meist gestärkt aus der Krise hervor und lernen, sich breiter abzustützen.