Spesen, Rechnungen, Reporting: Drei KMU zeigen, wie digitale Finanzprozesse gelingen

Papierrechnungen, manuelle Spesen und Excel-Tabellen prägen noch immer den Finanzalltag vieler Schweizer KMU. Dabei lassen sich diese Prozesse mit digitalen Werkzeugen effizient automatisieren.

Obwohl digitale Tools bereitstehen, dominieren in vielen KMU noch immer Papierrechnungen, manuelle Freigaben und Excel-Reporting. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Wie Schweizer Unternehmen den Schritt in die Automatisierung geschafft haben und welche Resultate sie erzielen, zeigen drei konkrete Praxisbeispiele aus dem Finanzalltag.

Erstaunlich viele Schweizer KMU wickeln ihre Finanzprozesse zum Teil noch manuell ab: Eingangsrechnungen werden ausgedruckt, per Hauspost weitergeleitet, von Hand geprüft und schliesslich manuell ins System eingetippt oder wieder eingescannt. Spesenabrechnungen werden in Excel erfasst, begleitet von stapelweise Papierbelegen, und das Finanzreporting erfordert stundenlange Arbeit beim Zusammenführen und Prüfen von Daten. Diese Abläufe sind nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig und teuer.

Dabei ist die Technologie zur Automatisierung längst verfügbar und auch für KMU erschwinglich. Digitale Rechnungsformate wie eBill, OCR-gestützte Belegerfassung, cloudbasierte Spesentools als Smartphone-App und integrierte ERP-Systeme bieten heute realistische Möglichkeiten, Finanzprozesse grundlegend zu modernisieren. Unternehmen, die diesen Schritt wagen, berichten nicht nur von Kosteneinsparungen, sondern auch von mehr Transparenz, Qualität, besserer Planung und nicht zuletzt von entlasteten Mitarbeitenden.

Grafik: Susanne Mader

Herausforderungen im Finanzalltag

Die folgenden drei Praxisbeispiele stammen aus meinen letzten zwei Beratungsjahren und zeigen, von welchen Möglichkeiten Schweizer KMU bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse bereits heute erfolgreich profitieren.

Bevor man aber über Lösungen spricht, lohnt es sich zu prüfen, welche Prozesse prioritär angegangen werden sollen. Bei meinen Kunden werden folgende Punkte häufig genannt:

Kreditorenprozess: Papierrechnungen werden gescannt oder per E-Mail empfangen, manuell geprüft, per E-Mail zur Freigabe weitergeleitet und anschliessend von Hand ins ERP-System eingetragen. Jede Rechnung kostet wertvolle Arbeitszeit. Studien gehen von durchschnittlich 4.53 Franken pro Papierrechnung aus.
Debitorenprozess: QR-Rechnungen werden als PDF verschickt, Mahnläufe manuell verwaltet und Zahlungseingänge einzeln kontrolliert. Die Debitorenlaufzeiten sind oft länger als nötig.
Spesenverwaltung: Mitarbeitende sammeln Belege im Portemonnaie, fotografieren sie am Monatsende und reichen einzelne Formulare ein. Dieser Prozess ist bei Finanzteams und Mitarbeitenden gleichermassen unbeliebt.
Finanzreporting: Zahlen werden manuell aus dem ERP exportiert, in Excel aufbereitet und als statische Tabellen weitergegeben. Aktualität und Konsistenz sind häufig nicht gewährleistet.

Das Gute: Für jede dieser Herausforderungen gibt es heute praxiserprobte Lösungen, die auch ohne grosse IT-Abteilung eingeführt werden können.

Schweizer Markt bietet passende Lösungen

Der Schweizer Markt bietet eine wachsende Auswahl an Applikationen, die auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind. Viele Lösungen lassen sich direkt in bestehende ERP-Systeme integrieren, ohne aufwendige individuelle Schnittstellenprojekte.

Typische Beispiele sind Kreditorenworkflows mit vorgelagerter Erkennung von Daten, digitale eBill-Integrationen, mobile Apps für Spesen, Finanzreporting mit BI-Tools und Konsolidierung sowie Finanzplanungen auf benutzerfreundlichen Dashboards.

Eine Übersicht über alle relevanten Anbieter von erprobten Finanzlösungen in der Schweiz finden Sie in der topsoft-Marktübersicht.

Wichtig: Die Auswahl der richtigen Applikation hängt stark von der bestehenden Systemlandschaft, dem Rechnungsvolumen und den internen Ressourcen ab. Eine Beratung durch einen erfahrenen Implementierungspartner empfiehlt sich vor dem Entscheid.

Praxisbeispiele aus Schweizer KMU

1. Grosshandelsunternehmen, Region Bern (60 Mitarbeitende): Einführung von eBill im Debitorenbereich Ein Grosshandelsunternehmen bot eBill schrittweise als zusätzlichen Rechnungskanal an und band die Lösung an die bestehende ERP-Applikation an. Innerhalb von 18 Monaten nutzten 55 Prozent der Geschäftskunden eBill als bevorzugten Kanal. Die Debitorenlaufzeit verkürzte sich um vier Tage, die Mahnquote sank um 28 Prozent.

2. Software-Beratungsunternehmen, Region Basel (80 Mitarbeitende): Digitale Spesenverwaltung und automatisiertes Reporting Ein Beratungsunternehmen kombinierte eine Spesenverwaltungs-App mit einer BI-Applikation für das zugehörige Reporting. Die resultierenden Kosten aus dem durchgängigen Verbuchungsprozess werden in Dashboards visualisiert. Die Spesenverarbeitung wurde um 70 Prozent beschleunigt, auch mittels Implementierung der Vorgaben des Spesenreglements. Dabei konnte eine Automatisierungsrate der korrekten Erkennung von Belegen von über 90 Prozent erreicht werden.

3. Anlagenbauer, Region Rheintal St. Gallen (400 Mitarbeitende): Automatisierung Rechnungseingang Ein Anlagenbauer aus dem Rheintal führte im September 2023 BLP für die Kreditorenbuchhaltung ein. Ziel war eine spürbare Qualitätssteigerung im Prozess. Seither werden Eingangsrechnungen automatisch erfasst und verarbeitet. Die Verbuchungsfehler sind deutlich zurückgegangen. Die korrekte Erkennung von Daten, die Kommunikation mittels Workflows und weniger Mahnungen haben insgesamt zu einem Kapazitätsgewinn von rund 40 Prozent geführt.

Erfolgsfaktoren bei der Einführung

Die Praxisbeispiele zeigen: Eine erfolgreiche Digitalisierung von Finanzprozessen ist kein Selbstläufer. Die Grafik zeigt die sieben Schritte, die bei der Automatisierung der Finanzprozesse beachtet werden sollten.

Fazit und Ausblick

Die Digitalisierung von Finanzprozessen ist keine Frage mehr der Unternehmensgrösse, sondern des Willens zur Veränderung und der Wahl des passenden Werkzeugs. Die Beispiele zeigen: Auch KMU können mit überschaubarem Aufwand messbare Ergebnisse erzielen, wie etwa weniger manuelle Arbeit, kürzere Durchlaufzeiten, bessere Liquidität und mehr Transparenz.

Was es braucht, ist ein klares Problembewusstsein, realistische Erwartungen und die Bereitschaft, bestehende Gewohnheiten zu hinterfragen.

Unternehmen, die heute erste Schritte in die Automatisierung ihrer Finanzprozesse wagen, schaffen nicht nur operative Effizienz. Sie positionieren sich auch als attraktive Arbeitgeber, die moderne Arbeitsbedingungen bieten, und als verlässliche Geschäftspartner, die digital kommunizieren können.